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5s – Vom Sinn des Aufräumens

Lust auf LeanIn meiner Laufbahn sind mir bisher unterschiedliche Ansätze, Methoden und
Theorien begegnet, die ich in Abhängigkeit von der jeweiligen Situation flexibel verwende. Da ich unter anderem auch „Six Sigma und Lean Black Belt“ bin, habe ich den Nutzen vieler Werkzeuge aus diesem Koffer kennen und schätzen gelernt. Einige sehr nützliche Werkzeuge werde ich hin und wieder vorstellen.

Die Reihe beginnt mit der sogenannten 5s [sprich: „Fünf Ess“] -Methode. Es geht um’s Aufräumen, Ordnen, übersichtlich machen. Eine Übersicht finden Sie HIER.

Angela Reeg-Muller, Geschäftsführerin von Exellenta GmbH, ist spezialisiert auf „Lean Administration“, also der Nutzung von Lean-Werkzeugen überall da, wo verwaltet und gesteuert wird.

wirtschaftswunder2punkt0:

Angela, in Deinem Blog „Lust auf Lean“ beschreibst Du die sogenannte „5s-Methode.
Du gibst praktischen Einblick in die Durchführung von Initiativen zu dieser Methode  und auch das spätere Ergebnis.
Wann empfiehlst Du die Durchführung einer 5s-Aktion und warum?

Angela Reeg-Muller:

5s-Aktionen sind die Grundlage von Verbesserungsinitiativen. Wir bauen damit das Fundament, auf dem die weitergehenden Optimierungsaktivitäten, wie Schnittstellen-oder Prozessoptimierung aufsetzen. 5s-Aktionen beziehen Jeden und Jede mit ein und sind deswegen ein wunderbares Startzeichen, die Wichtigkeit des Einzelnen zu unterstreichen auf dem Weg zu einer Lean Organisation. Und manch einer sagt vielleicht verwundert: „Ich kann wirklich etwas beitragen. Ich werde ernst genommen!“

wirtschaftswunder2punkt0:

Was muss ich beachten, bevor ich eine solche Aktion durchführe. Wie kommuniziere ich dies in die Zielorganisation?

Angela Reeg-Muller:

Es ist richtig, dass mehrere Komponenten die Maßnahme begleiten müssen. Der betroffene Bereich muss in einer kurzen Trainingseinheit (max. ein halber Tag) über den Nutzen der Aktion für jeden Einzelnen persönlich sowie die Vorgehensweise informiert werden.

Eine Vorher-Nachher-Fotodokumentation verschafft viele Aha-Erlebnisse, ohne dass jemand vorgeführt werden soll. Ich rege darüber hinaus an, das Resultat der 5s-Aktion durch Messen  mit Zahlen und Daten zu erfassen: Wie viele Aktenordner konnten aussortiert werden? Wie viel Platz in Quadratmetern ist freigeworden? (Je nach Situation sind auch andere Größen geeignet)  Das zeigt anschaulich den Erfolg.

Um Verständnis für die 5s-Aktion zu schaffen, empfiehlt es sich, in den gemeinsam genutzten Bereichen zu beginnen, wie Teeküche, Kopierraum, gemeinsam genutzte Schreibtische oder ähnlichem. Hier versteht jeder, dass eine gewisse Ordnung eingehalten werden und es Standards geben muss.

wirtschaftswunder2punkt0:

In einer Produktionsumgebung kann jeder sofort verstehen, warum Ordnung herrschen muss, z.B. aus Gründen der Arbeitssicherheit. Warum aber sollte eine solch sklavische Ordnung auch in administrativen Abteilungen herrschen, ist das nicht übertrieben?

Angela Reeg-Muller:

Eine „sklavische“ Ordnung sollte es auch nicht werden. Wichtig ist die freiwillige Eigenverantwortung, nachdem die Mitarbeiter erkannt haben, wie viel Verschwendung durch Unordnung entsteht. Ziel von 5s ist das Beseitigen dieser Verlustquellen. Wir schaffen damit die Grundlage, um unsere Arbeit durch das Unternehmen „fließen“ zu lassen. Unaufgeräumte Arbeitsplätze führen zu Suchzeiten. Suchzeiten und damit verbundene Wartezeiten oder Rückfragen sind als Verschwendung einzustufen. Verschwendung hält aber nicht nur den Arbeitsfluß auf, sie kostet Zeit und damit Geld.

wirtschaftswunder2punkt0:

In einem meiner letzten Artikel „Moderne Zeiten?” Schnee von gestern! habe ich eingeladen, die Optimierung von Prozessen einmal als Chance zu begreifen. Welche Perspektiven eröffnen sich aus Deiner Sicht für 5s als Management von Chancen?

Angela Reeg-Muller:

– Ein gut organisierter Arbeitsplatz erhöht die Arbeitsqualität und Arbeitsfreude

– Übersichtlichkeit gibt Orientierung, ermöglicht nach Prioritäten zu arbeiten

– Kunden erhalten jederzeit einen guten Eindruck

– Standardisierungen reduzieren die Fehleranfälligkeit

– Arbeitsabläufe fließen durch das Unternehmen, ohne Unterbrechungen auf Grund von Suchen, Durchlaufzeiten reduzieren sich

– 5s als Einstieg in den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP), bei dem alle Mitarbeiter ständig nach Verbesserungen in ihren Arbeitsbereichen und Teams suchen.

wirtschaftswunder2punkt0:

Angela, vielen Dank für das Interview!

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Ein Kommentar zu “5s – Vom Sinn des Aufräumens

  1. Holger
    21. November 2014

    Eine „sklavische“ Ordnung sollte es auch nicht werden. Wichtig ist die freiwillige Eigenverantwortung, nachdem die Mitarbeiter erkannt haben, wie viel Verschwendung durch Unordnung entsteht.

    Also hierzu kann ich nur sagen, die freiwillige Eigenverantwortung hat bei uns nicht funktioniert. Nach einiger Zeit war der gleiche Schlendrian wieder da wie zuvor.

    Eine inforeiche PowerPoint Präsentation zum Thema 5S gibt es übrigens hier:
    http://www.bxb-lean-management.de/slide-5s-methode.php

    Damit haben wir unseren Mitarbeitern einen ersten Einblick verschafft. Wichtig ist aber, dass jeder sehr genau versteht, worum es geht, was es nutzt und wie man 5S richtig umsetzt.

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