wirtschaftswunder2punkt0

blog.aengenheyster.com

„Was ist eigentlich ein Prozess? Da stellen mer uns ma janz dumm…“

English version

Prozesse, Prozesse! An ihrem Mehrwert scheiden sich die Geister.

Auf die Frage, wie es in der Abteilung, im Unternehmen, im Team um Betriebsabläufe bestellt ist, gibt es durchaus unterschiedliche Reaktionen.

Die einen sagen „Bei uns läuft alles wunderbar. Wir machen das hier seit Jahren so, dann kann es ja nicht falsch sein.“

Die anderen – und unter uns gesagt ist das eine deutliche Mehrheit – reagieren eher mit den Worten: „Ja, da müsste mal richtig aufgeräumt werden. Das geht alles viel zu langsam! Und wenn man mal eine Entscheidung braucht, dann sucht man doch wieder alle Unterlagen von verschiedenen Orten zusammen. Und letztendlich ist vollkommen unklar, wer eigentlich die Entscheidung trifft.“

Woran erkennt man aber überhaupt einen Prozess, welche Eigenschaften muss ein Ablauf haben, um als Prozess zu gelten? Am Ende des Artikels finden Sie die

>>“CHECKLISTE: Was ist eigentlich ein (guter) Prozess?“<<

Auf zwei wichtige Aspekte möchte ich heute Ihr Augenmerk legen, die beim „Entrümpeln“ Ihrer Abläufe helfen können. Dies gilt insbesondere für interne Prozesse, die gerne ein überbürokratisches Eigenleben entwickeln.

Erster Aspekt: Kundenorientierung

Jeder Prozess braucht einen Kunden. Beantworten Sie sich daher vor allem diese  Frage und stellen Sie sicher, dass alle am Vorgang Beteiligten darüber Klarheit haben: Wer ist der Kunde unseres Prozesses?
Übrigens kann ein Kunde auch ein interner Kunde sein, z.B. für den Teilprozess „Arbeitsvertrag erstellen“ im Beispiel weiter unten.

Und der zweite Aspekt: Verschwendung vermeiden

Betrachten Sie danach die einzelnen Prozessschritte und Informationen sowie die Genehmigung von Entscheidungen und Abläufen unter der Frage, ob sie diesem Kunden dienen.

Wiederum zwei Fragen:
– Ist dieser Bearbeitungsschritt wichtig für meinen Kunden? Und:
– Was geschieht, wenn wir es nicht tun?

Insbesondere die Prozessschritte, die „nur“ der Verwaltung oder zur internen Unterstützung dienen, bieten Gelegenheit zur Verschlankung. Sie werden erstaunt sein, wie oft die Antwort auf die Frage “ Was geschieht, wenn wir es nicht tun?“ ganz einfach ist: Nichts!
Wenn dieser Bearbeitungsschritt also in Zukunft nicht mehr erfolgt, weil er nicht (mehr) notwendig ist, können Sie diese Zeit in Zukunft wichtigeren Aufgaben widmen.

Wie kann ich auf einfache Art und Weise einen Prozess betrachten und „entrümpeln“?

Im Sinne des Chancenmangements ein Vorschlag zur Verschlankung der Vorgehensweise für Prozesse,
a) an denen mehrere Personen beteiligt sind, die sich nicht gut kennen oder
b) die abteilungsübergreifend sind.

„Spielen“ Sie Prozesse oder Teilprozesse mit allen Beteiligten im wörtlichen Sinne einmal durch. Sie können für diese Momentaufnahme folgende Vorlage benutzen:

SIPOC-leer

Setzen – oder noch besser: stellen – Sie sich im Team um die Vorlage und füllen sie gemeinsam aus. Das kann dann z.B. so aussehen:

SIPOC-beispiel

Idealerweise ist ein Kunde des einen Prozessschrittes der Lieferant des folgenden Schrittes:

SIPOC-clusterd

Sie stellen so gemeinsam fest wo Klärung nötig ist, wann z.B. eine Mitteilung an eine andere Abteilung zu machen ist. Möglicherweise entdecken Sie auf diese Weise einen doppelten oder überflüssigen Arbeitsschritt, dann passen Sie diesen entsprechend an. Der größte Mehrwert dieses Vorgehens jedoch ist, dass alle beteiligten Personen die Abläufe kennen und wissen, was ihr eigener Beitrag zum Erfolg ist.

Wichtiger Hinweis:

Die hier gezeigte Darstellung von (Teil-) Prozessen ist lediglich geeignet, um sich einen ersten groben Überblick zu verschaffen. Eine Detaildarstellung ist hier nicht das Ziel, dafür ist diese Form ungeeignet. So sind beispielsweise die Eigenschaften eines Prozesses nicht gut abbildbar, die ich in der Checkliste oben aufgelistet habe („Wer was wann warum?“ etc.).

In einem weiteren Artikel werde ich daher Darstellungsmöglichkeiten für detaillierte und komplexe Prozesse vorstellen, wie z.B. das sogenannte „Swimlane“-Diagramm.


>> CHECKLISTE: Was ist eigentlich ein (guter) Prozess? <<

Frei nach dem berühmten Zitat aus der Feuerzangenbowle: „Wat ist eigentlich ‚en Prozess? Da stellen mer uns ma janz dumm…“
(Wer das Zitat nicht kennt: gerne mal unter „Die Feuerzangenbowle – Physikunterricht“, Min. 0:33 anschauen…)

Folgende Eigenschaften zeichnen einen Prozess aus, damit die Dinge, die nun einmal getan werden, auch sinnvoll sind:

♦ Das Ziel des Prozesses ist definiert („Was wollen wir damit erreichen?“)

♦ Beginn und Ende sind durch Ereignisse erkennbar („Wer oder was setzt die Aktivität in Gang und was beendet sie?“)

♦ Nicht nur Anfang und Ende der Prozesse, sondern auch Input und Output sind bestimmt (z.B. „Was wird geliefert/liegt vor?“ und „Was ist das Ergebnis?“)

 Die Abfolge von Aktivitäten ist allen Beteiligten bekannt (Mindestens: „Wer hat vor mir an dem Vorgang gearbeitet und an wen gebe ich ihn weiter?“)

 Es ist definiert, welche und wie viele Ressourcen eingesetzt werden („Wie viele Personen, wie viel Geld, welche Materialien sind von Anfang bis Ende der Aktivität notwendig?“)

 Jeder Ablauf besitzt eine zeitliche Befristung („Woran erkenne ich, dass die Aktivität beendet ist?“)

 Der Wert der Aktivitäten und Abläufe für den Kunden ist bekannt („Was ist mein Kunde bereit, für das Ergebnis zu zahlen?“, „Wie schnell muss der Kunde bedient werden?“)

>> CHECKLISTE ENDE <<


SAE-small Autorin: Sandra Aengenheyster

Advertisements

Ein Kommentar zu “„Was ist eigentlich ein Prozess? Da stellen mer uns ma janz dumm…“

  1. Achim
    23. Mai 2013

    Liebe Sandra,
    vielen Dank für den interessanten Artikel. Zum Thema Prozesse gibt es ein sehr schönes Zitat von: Ambrose Bierce (1842-1914)
    „Ein Prozess ist eine Maschinerie, die man als Schwein betritt und als Wurst verlässt.“
    Herzliche Grüße Achim

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s

Frau Gehlhaar

Über das Großstadtleben und das Rollstuhlfahren

Deut(sch)lich - Deutsch lernen macht Spaß!

Das Blog des Sprachzentrums TANDEM Göttingen

Häkelblog

by Judith Paus

thatscene.com

Frankfurt, Fernsehen, feine Klänge. Und auch sonst alles außer Fußball.

%d Bloggern gefällt das: