wirtschaftswunder2punkt0

blog.aengenheyster.com

Kommunikation von Veränderungen: SIE VERLASSEN DEN WOHLFÜHLBEREICH | YOU ARE LEAVING THE COMFORT ZONE

Dass nichts beständiger ist als der Wandel, das wissen doch nun alle!
Veränderung ist notwendig, um die Leistungsfähigkeit der eigenen Organisation zu erhalten und auf sich verändernde Anforderungen von außen reagieren zu können. Manchmal ist die Veränderung notwendig, weil organisatorische Entwicklungen verarbeitet werden müssen, z.B. nach einer Firmenübernahme oder wegen eines Outsourcings.

Häufig aber sind die Veränderungen im kleineren Maßstab im Sinne einer Verbesserung die Folge von Prozessoptimierungsmaßnahmen und betreffen beispielsweise lediglich eine einzelne Abteilung. Nicht immer ist die Notwendigkeit von Veränderungsmaßnahmen für alle Beteiligten ersichtlich, zu verstehen oder relevant. Insbesondere bei internen organisatorischen Veränderungen, z.B. Restrukturierungen treten Veränderungen so häufig auf, dass eine echte Ermüdung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Folge ist.

Große Organisationen, die strategische Maßnahmen ergreifen, können und dürfen meist nicht zeitnah transparent machen, was das mittel- oder langfristige Ziel bzw. die organisatorische Konsequenz einer Aktivität ist.  Prominentes Beispiel aus der jüngsten Vergangenheit ist die Übernahme der Kabel Deutschland GmbH durch Vodafone. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben die Entscheidung nicht herbeigeführt und sind auch nicht von Anfang an über jeden Fortschritt informiert worden. Das hat natürlich seinen guten Grund, solche weitreichenden strategischen Schritte sind keine basisdemokratischen Entscheidungen. Sie werden von Aufsichtsräten, Behörden und ggf. Eigentümern geprüft und verhandelt.

Dringlichkeit | „Sense of urgency“

Wie ich bereits in einem früheren Artikel schrieb, ist die Aufgabe Organisationen zu verändern meist das „…ganz große Kino!„. Da Unternehmen wissen, dass zur Einleitung von Veränderung die Vermittlung der „Dringlichkeit“ zur Neuausrichtung der erste von acht Schritten ist (1), werden oft entsprechende Szenarien entworfen.

Aber wissen Sie, welches Bild dann oft vor meinem geistigen Auge erscheint? Was ich mit der gewählten Art und Weise assoziiere, die bevorstehende Veränderung zu kommunizieren?

You are leaving the American sector

You are leaving the American sector – Schild an der früheren Genze zur DDR

Die Warnung lautet- für den Bedarf hier ein wenig in meinem Sinne verändert:

SIE VERLASSEN DEN WOHLFÜHLBEREICH | YOU ARE LEAVING THE COMFORT ZONE |вы выезжаете из зона комфорта | VOUS SORTEZ DU ZONE DE CONFORT

Für alle Leserinnen und Leser unter 35 Jahren oder andere, denen die Assoziation an das Original fremd sein mag: ich spiele an auf die Schilder, die an der früheren Grenze zur DDR das Verlassen des amerikanischen Sektors ankündigten. Für mehr Information empfehle ich http://www.youtube.com/watch?v=2k2R_S11NUU.

Seit John P. Kotter 1996 mit seinem Buch „Leading Change“ den Begriff Change Management oder Veränderungsmanagement etabliert hat, sind nun schon fast 20 Jahre vergangen. Unterschiedliche Methoden wurden inzwischen entwickelt. Es gibt ein Standardrepertoire von Werkzeugen, die in die tägliche Praxis von Management Einzug gehalten haben. Dennoch, wenn massive Veränderungen anstehen, ist die Unsicherheit groß: Haben wir die richtigen Methoden der Veränderung gewählt? Machen wir wirklich alles richtig?

Vor allem folgende Fragen beschäftigt diejenigen, die Veränderung in der Praxis umsetzen:

– Was und wie soll ich kommunizieren?
– Welchen Anteil an der erfolgreichen Veränderung hat Kommunikation?

Die Kommunikation zu Beginn, aber auch während der Veränderung ist sehr wichtig. Meist wirkt sie wie die Warnung auf dem Schild: „Achtung! Sie verlassen die Komfortzone“! Das hat Vor- und Nachteile:

Die Vorteile

1. Kommunikation findet statt!
2. Enthalten ist eine eindeutige Aussage, dass etwas Neues anbricht. Es gibt keinen (einfachen) Weg zurück.
3. Die Kommunikation ist zielgruppengerecht in zweifacher Hinsicht:
– Die Botschaft ist in jeder relevanten Sprache abgedruckt und lesbar
– D.h. niemand wird vergessen, alle sollen die Botschaft verstehen

Die Nachteile

1. Die Aussage ist in keiner Art und Weise motivierend. Die kurze und nüchterne Form ist agressiv.
2. Die Zielgruppe weiß: es gibt keinen (einfachen) Weg zurück. Die Entscheidung, diese Grenze zu überschreiten wird die nächsten Ereignisse beeinflussen und ist ggf. endgültig.
3. In der Botschaft ist keine „Vision“ enthalten. Was auf der „anderen Seite“ zu erwarten ist, wird im Dunkeln gelassen. Implizit wird jedoch davon ausgegangen, dass wer die Grenze überschreitet, dies weiß.

Die andere Seite

Wenn man an der Schwelle zur Veränderung steht und diese vor Augen hat, wird gerne vergessen, dass es ja auch eine Betrachtungsmöglichkeit von der anderen Seite gibt.

Die Warnung „Achtung! Sie verlassen die Wohlfühlzone!“ ist beängstigend. Ein Perspektivwechsel ermöglicht einen positiveren Blick auf die Zukunft:

You are entering the american sector

You are entering the american sector | Sie betreten den amerikanischen Sektor

Wie sollte Kommunikation in Veränderungprojekten aber nun konkret aussehen?

Hier ein kurzer Leitfaden zur Beachtung bei der Erstellung Ihres Kommunikationsplanes:

1. Ziel und Vision definieren
Entwickeln Sie eine gemeinsame und klare Vorstellung von Zweck, Zielrichtung und zeitlichem Rahmen zum bevorstehenden Projekt und dessen Auswirkungen. Legen Sie die Grundregeln zur Kommunikation fest, an denen sich alle orientieren können. Es ist wichtig, Kommunikation konsistent und authentisch zu gestalten. Aus diesem Grund bietet es sich an diejenigen, die in irgendeiner Art und Weise über Veränderung sprechen werden, darauf vorzubereiten. Dies kann in Form von Workshops geschehen, um die gemeinsame Sprechart zu entwickeln und zu trainieren.

2. Stakeholder definieren und einbeziehen
Arbeiten Sie die Kernbotschaften und den jeweiligen Nutzen pro Zielgruppe aus. Beachten Sie dabei, dass die Sprache der jeweiligen Zielgruppe getroffen werden muss. Für diesen Fall sollten Sie Vertreter der Gruppe befragen und sicherstellen, dass die Botschaften ankommen. Es fällt leichter, eine Veränderung zu akzeptieren und umzusetzen, wenn ich mir persönlich wirklich vorstellen kann, wo ich mich in der neuen Situation wiederfinden kann. Dies sollte als Vision erfahrbar und vorstellbar sein.

3. Konflikte identifizieren
Überprüfen Sie die Kernbotschaften auf mögliche Konflikte und Widerstände. Die Vertreter der jeweiligen Zielgruppen („Stakeholder“) können erste Hinweise darauf geben und auch aktiv Meinungen sammeln. Nehmen Sie dieses Konfliktpotenzial ernst und setzen Sie sich damit auseinander. Die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schätzen eine ehrliche und authentische Art der Kommunikation. Sollten Konflikte oder Themen auftauchen, mit denen Sie nicht gerechnet haben, trauen Sie sich, dies zuzugeben. Oft finden sich Freiwillige, die helfen, das Thema zu lösen. Das ist gemeint, wenn man davon spricht „Betroffene zu Beteiligten zu machen“!

4. Kanäle für Kommunikation und Feedback etablieren und kommunizieren
Es ist damit zu rechnen, dass nicht alle Beteiligten ohne Widerstand die Veränderung akzeptieren oder aktiv unterstützen. Die identifizierten Konflikte und während des Veränderungsprozesses aufkommende Fragen sollten aktiv und konstruktiv beantwortet werden. In manchen Fällen mag dies über ein Forum im Intranet gelingen, in anderen Fällen könnten dies offene Frage- und Antwortstunden in Filialen sein. Bitte achten Sie unbedingt auf die „zielgruppenorientierte Kommunikation“, also bitte die richtige Umgangssprache beachten, die Muttersprache der Mehrheit verwenden, ggf. Übersetzungen anbieten und bei persönlichen Auftritten die richtige Kleidung und das entsprechende Auftreten wählen!

5. Fortschritt und Erfolg messen und feiern
Für jede Zielgruppe sollten Sie zu Beginn der Maßnahme feststellen, „wo sie steht“, d.h. wie weit sie vom erwünschten Zielzustand entfernt sind. Im Verlaufe des Projektes läßt sich erfragen und evaluieren, wie stark die Identifikation mit der Veränderung real ist („Commitment“). Wenn Fortschritte erzielt wurden, selbst gesteckte Ziele erreicht sind, FEIERN SIE diese! Es gibt nichts Schöneres, als gemeinsam eine Ziellinie zu durchlaufen! Von diesem Erfolg sollten Sie auch sprechen, alle sollten davon erfahren. Sei es in einem Newsletter oder bei einem gemeinsamen Event.

Einsatz von Change-Experten und Multiplikatoren

In vielen Umfragen werden Mittelmanager gescholten, nicht ausreichend aufgeschlossen mit Veränderungsaspekten umzugehen. Ich möchte hier eine Lanze brechen für diese Verantwortlichen in der „Sandwichposition“. Auch sie müssen auf den Weg der Veränderung aktiv mitgenommen werden und sind selbst betroffen. Häufig sind sie jedoch nicht aktiv an der Entscheidung zur Veränderung beteiligt. Unabhängig davon wird das Leben jedes Managers deutlich einfacher, wenn es Verbündete für den Change gibt. Das können Change-Experten sein, die z.B. von aussen kommen und eine neue Perspektive einbringen. Oder eigens geschulte Kolleginnen und Kollegen, die den Nutzen der Veränderung immer und immer wieder zur Sprache bringen.

Verweis: (1) http://www.kotterinternational.com/our-principles/changesteps

Autorin: Sandra Aengenheyster

Advertisements

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s

Frau Gehlhaar

Über das Großstadtleben und das Rollstuhlfahren

Deut(sch)lich - Deutsch lernen macht Spaß!

Das Blog des Sprachzentrums TANDEM Göttingen

Häkelblog

by Judith Paus

thatscene.com

Frankfurt, Fernsehen, feine Klänge. Und auch sonst alles außer Fußball.

%d Bloggern gefällt das: